Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik, diperlukan penilaian yang dapat menjamin dan memberikan pengakuan terhadap kompetensi dan profesionalitas dalam penyelenggaraan kearsipan nasional serta untuk memberikan jaminan terhadap kompetensi dan profesionalitas dalam penyelenggaraan kearsipan nasional perlu diselenggarakan akreditasi dan sertifikasi kearsipan. Untuk merealisasikan hal tersebut ANRI mewujudkannya dengan mengeluarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2009 tentang Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan.
Akreditasi kearsipan adalah kegiatan penilaian mutu atau kelayakan terhadap lembaga kearsipan, unit kearsipan, lembaga penyelenggara jasa kearsipan serta lembaga penyelenggara pendidikan dan pelatih kearsipan.
UPT Kearsipan sebagai unit kearsipan perguruan tinggi di Unsoed mempunyai tugas pokok dan fungsi dalam penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi juga sebagai Pembina dalam pengelolaan arsip di unit kerja/fakultas dalam mengelola arsipnya, baik arsip aktif, in aktif, arsip vital dan terjaga serta menyerahkan arsip statisnya ke UPT Kearsipan sebagai Unit Kearsipan I.
Untuk mengukur dan pendapat pengakuan tentang kompetensi dan profesionalitas UPT Kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan, maka UPT Kearsipan bermaksud untuk melaksanakan kegiatan Akreditasi kearsipan yang dilaksanakan oleh ANRI sebagai Pembina Kearsipan Nasional. Sebagai persiapan sebelum dilaksanakan akreditas akan dilaksanakan kegiatan Pra Akreditasi. Pra Akreditasi Kearsipan dilaksanakan dengan tahapan berupa penilaian mandiri yang dilaksanakan melalui kegiatan pengisian & penyampaian instrumen akreditasi serta pemenuhan bukti dukung / portofolio, penilaian pra Akreditasi yang dilaksanakan melalui kegiatan verifikasi, dan penyampaian hasil pra akreditasi berupa kondisi faktual serta temuan dan/atau catatan perbaikan yang harus ditindaklanjuti oleh calon peserta akreditasi. Tim asesor dalam kegiatan pra akreditasi ini mengadakan peninjauan dan penilaian tentang penyelenggaraan kearsipan dan SDM kearsipan UPT Kearsipan.
Sebelum dilaksanakannya akreditasi, perlu diadakan kegiatan Workshop Pra Akreditasi sebagai persiapan UPT Kearsipan Unsoed dalam rangka pelaksanaan akreditasi kearsipan dan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dokumen borang akreditasi dan melengkapinya untuk dinilai kembali dalam Visitasi yang dilaksanakan oleh tim asesor dari ANRI. Selain itu juga untuk mendapatkan pengakuan formal terhadap kompetensi dan profesionalitas UPT Kearsipan Unsoed dalam penyelenggaraan kearsipan serta untuk memberikan jaminan terhadap kompetensi dan profesionalitas dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.
Dasar hukum dari pelaksanaan kegiatan workshop pra akreditasi adalah Peraturan Kepala ANRI Nomor 8 tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala ANRI Nomor 28 tahun 2015 tentang Pedoman Akreditasi Kearsipan, Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2009 tentang Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan dan Keputusan Rektor Nomor 2178 tahun 2022 tentang Panitia Workshop Akreditasi UPT Kearsipan. Ruang lingkup pelaksanaaan Workshop Pra Akreditasi kearsipan adalah Arsiparis Unsoed dan para pejabat struktural dilingkungan Universitas Jenderal Soedirman. Pra Akreditasi dilaksanakan pada tanggal 31 Agustus – 1 September 2022 pukul 09.00 sampai dengan 15.00 WIB, bertempat di Gedung IAB Lt. 5 Universitas Jenderal Soedirman dengan narasumber Drs.M. Imam Mulyantono M. AP (Direktur Kearsipan Pusat ANRI), yang dilanjutkan dengan diskusi dan peninjauan serta penilaian borang akreditasi di UPT Kearsipan oleh tim asesor dari ANRI yaitu : Nia Pertiwi S.Hum (Arsiparis Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI), dan Siti Nur Aeni SE.,M.Si (Arsiparis Madya/Koordinator Kelompok Substansi Akreditasi Pusat).
Kegiatan dibuka oleh Rektor Unsoed Prof. Dr.Ir Akhmad Sodiq M.Sc.,Agr. yang menyampaikan bahwa berdasarkan kajian yang dilakukan oleh Ditjen Sumber Daya IPTEK & Pendidikan Tnggi pada tahun 2019, kearsipan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam peningkatan kualitas perguruan tinggi. Arsiparis di Perguruan Tinggi diharapkan dapat mengelola kearsipan, sebagai bagian dari akuntabilitas pelayanan publik.
Untuk mewujudkannya, maka dibutuhkan sumber daya manusia arsiparis yang memiliki kualifikasi dan kompetensi yang mumpuni. Tidak hanya itu, lembaga kearsipan kampus juga harus memiliki tata kelola penyelenggaraan yang berbasis pada kepatuhan terhadap aturan yang berlaku. Termasuk tentunya kapasitas kelembagaan kearsipan yang didukung oleh kebijakan pimpinan dan regulasi yang melekat di dalamnya.
Akreditasi lembaga kearsipan menjadi penting, setidaknya memenuhi dua aspek, yakni kita mengetahui sejauh mana penjaminan mutu kearsipan selama ini berlangsung dan kelayakan dalam pelayanan jasa kearsipan, khususnya dalam mendukung visi dan misi perguruan tinggi dan UPT Kearsipan sebagai satuan kerja di lingkungan Unsoed semakin akuntabel dan profesional dalam pelayanannya.
Dalam Akreditasi Kearsipan penilaian mutu dan kelayakan terhadap Lembaga kearsipan, unit kearsipan, Lembaga penyelenggara jasa, dan Lembaga Pendidikan & pelatihan kearsipan. Proses penilaian akreditasi meliputi pengamatan langsung oleh tim asesor kearsipan, rekeomendasi hasil pengamatan langsung kepada peserta Akreditasi Kearsipan, tindak lanjut rekomendasi oleh peserta Akreditasi Kearsipan, penetapan nilai sementara oleh tim Akreditasi Kearsipan, rapat pleno Majelis Pertimbangan Akreditasi Kearsipan, Majelis Pertimbangan Akreditasi Kearsipan memutuskan nilai dan kualifikasi Akreditasi Kearsipan sebagai bahan pertimbangan penetapan Akreditasi Kearsipan oleh kepala ANRI. Sedangkan proses penetapan akreditasi yaitu penetapan akreditasi berdasarkan pertimbangan dari Majelis Pertimbangan Akreditasi Kearsipan dalam keputusan kepala ANRI, Penerbitan surat Akreditasi Kearsipan berdasarkan keputusan Kepala ANRI, dan Penyerahan Akreditasi Kearsipan kepada peserta Terakreditasi.