Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat saat ini telah membawa pengaruh pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya bagi perkembangan kearsipan termasuk didalamnya teknologi kearsipan. Hal ini menuntut banyak perhatian bagi para pelaku baik yang terlibat langsung maupun yang tidak terlibat langsung dengan kegiatan – kegiatan kearsipan. Untuk mengelola dan menciptakan arsip bukan hanya secara manual atau konvensional, tetapi kita harus menyesuaikan perkembangan teknologi tersebut agar kita tidak tertinggal jauh dalam pengelolaan arsip.
Dalam rangka memberikan pengetahuan dan pemahaman tentang kearsipan kepada mahasiswa D3 Administrasi Perkantoran tersebut, maka UPT Kearsipan Universitas Jenderal Soedirman mengadakan Bimbingan dan Konsultasi sebagai kegiatan observasi mata kuliah Manajemen Kearsipan ke unit/instansi. Pelaksanaan Bimbingan Konsultasi di ikuti oleh 9 mahasiswa dan diterima oleh Kepala UPT Kearsipan beserta para Koordinator Divisi di Ruang Rapat UPT Kearsipan Lt.2. Kegiatan ini bertujuan memberikan pengetahuan, pengertian, gambaran dan pemahaman kepada mahasiswa, khususnya mahasiswa Program D3 Administrasi Perkantoran yang mengikuti kegiatan Bimbingan Konsultasi sebagai bekal pengetahuan dalam menempuh mata kuliah Manajemen Kearsipan. Pelaksanaan Bimbingan Konsultasi Kearsipan dilaksanakan pada tanggal 7 Maret 2023 dari jam 09.00 sampai dengan jam 12.00 di Ruang Rapat UPT Kearsipan lantai 2.
Penyampaian materi tentang pengertian kearsipan, pengelolaan kearsipan, sejarah berdirinya UPT Kearsipan dan penyampaian program kerja yang dilaksanakan oleh masing-masing Divisi UPT Kearsipan. Materi diberikan oleh para koordinator divisi dan dilanjutkan dengan diskusi lebih mendalam tentang pengelolaan arsip dan peninjauan ke ruang Depot Arsip, Record Center, Ruang Baca dan melihat sarana prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip.
Setiap divisi yang ada di UPT Kearsipan menyampaikan program kerja dan kegiatan yang dilaksanakan dengan melibatkan seluruh fakultas dan unit kerja dilingkungan Universitas Jenderal Soedirman.
Divisi pembinaan pengelolaan arsip dinamis menjelaskan bagaimana arsip diciptakan sampai dengan penyusutan arsip yang terdiri dari 3 kegiatan yaitu pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dalam hal ini adalah UPT Kearsipan. Mahasiswa juga menanyakan bagaimana proses pemusnahan arsip dan apa saja yang harus dipersiapkan sebelum fisik arsip dimusnahkan, hal ini dijelaskan oleh koordinator divisi pengelolaan arsip dinamis.
Dari divisi pengelolaan arsip statis juga menyampaikan kegiatan yang dilaksanakan yaitu akuisisi arsip, preservasi, penyerahan arsip statis guru besar dan arsip yang bernilai guna sejarah lain yang harus diselamatkan informasinya.
Koordinator divisi pembinaan kearsipan menjelaskan kegiatan yaitu pelaksanakan bimbingan teknis bagi pengelola arsip yang ada di fakultas dan unit kerja yang dilaksanakan rutin setiap tahun, sosialisasi kearsipan, pendidikan dan pelatihan dan kerjasama UPT Kearsipan dengan pihak lain baik lembaga pemerintah maupun perguruan tinggi swasta. Kegiatan dari pembinaan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan SDM kearsipan serta mengirimkan arsiparis dan pengelola arsip untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan juga seminar/workshop kearsipan.
Divisi pengelolaan arsip menjadi informasi menjelaskan tentang pengembangan website UPT Kearsipan, menyiapkan operator untuk menginput informasi berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh UPT Kearsipan, serta mengaktifkan SIKN dan JIKN sebagai jaringan Informasi Kearsipan Nasional sehingga akan mendapatkan informasi yang lebih luas karena tergabung dalam simpul jaringan kearsipan nasional. Beberapa hal tersebut diatas sangat bermanfaat bagi mahasiswa sehingga akan menjadi bekal mereka dalam mempelajari mata kuliah manajemen kearsipan dan melaksanakan praktek kearsipan.