Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, melindungi arsip dari musibah bencana atau hal lain yang dapat menyebabkan kehilangan atau kerusakan arsip, serta mendinamiskan sistem kearsipan maka perlu dilakukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Begitu pentingnya keberadaan arsip melalui Undang-Undang No 43 tahun 2009 (pasal 9 ayat 3) tentang kearsipan, negara mengamanatkan kepada seluruh pencipta arsip untukmelaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.
Arsip vital merupakan arsip dinamis yang essensial bagi kegiatan instansi, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup organisasi. Jika arsip vital hilang atau musnah tidak dapat digantikan dengan arsip pengganti.
Untuk lebih meningkatkan pemahaman dan skill bagi para pengelola arsip dalam mengelola arsip vital, UPT Kearsipan menyelenggarakan Forum Group Discussion (FGD) dengan tema Program Arsip Vital.
Kegiatan dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 24 Juli 2024 di ruang rapat senat gedung Rektorat lantai 1 dan dibuka oleh Kepala Biro Umum dan Keuangan, ibu Nur Faiqoh, S.E., M.M. Dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa sesuai dengan namanya arsip vital adalah arsip yang utama, sangat penting, arsip nomor satu sehingga harus diperlakukan secara khusus.
Kegiatan ini diikuti oleh 56 pengelola arsip vital yang berasal dari 25 unit kerja yang ada di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman.
Dalam diskusi ada beberapa kasus yang disampaikan oleh peserta FGD diantaranya tentang masalah kurangnya sarana dan prasarana, kurangnya SDM yang menangani pengelolaan arsip di unit kerja. Beberapa pertanyaan juga disampaikan peserta mengenai pengelolaan arsip kerjasama/MoU, arsip aset, arsip rekam medis dan arsip administrasi lainnya.
Laskar Arsip Soedirman….. Maju terus pantang mnyerah… !!