Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan arsip, dan seiring dengan berlangsungnya kegiatan tersebut maka jumlah arsip pada suatu organisasi akan terus bertambah. Penambahan jumlah arsip tidak hanya berasal dari dokumen yang tercipta, tetapi juga dari dokumen yang diterima oleh unit kerja.
Untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan maka perlu adanya pengelolaan arsip secara baik, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan hingga penyusutan (pemindahan, pemusnahan, penyerahan).
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Unsoed merupakan salah satu unit kerja yang mempunyai arsip dalam jumlah sangat banyak. Oleh karena itu akan dilakukan penyusutan arsip baik itu pemusnahan maupun penyerahan arsip.
Penilaian arsip yang akan diusulkan musnah merupakan salah satu tahapan yang harus dilakukan dalam pemusnahan arsip maupun penyerahan arsip. Penilaian dilakukan oleh oleh tim penilai dari UPT Kearsipan sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi dan pencipta arsip yaitu staff dari ULP yang sekarang berganti nama menjadi Unit Pengadaan Barang dan Jasa (UPBJ). Penilaian arsip usul musnah dilaksanakan pada tanggal 18 September s.d 26 September 2024 di ruang rapat UPT Kearsipan.
Jumlah arsip yang dinilai sebanyak 1954 berkas, dan setelah dilakukan penilaian sebanyak 1559 berkas dinilai musnah, sedangkan sebanyak 395 berkas masih dipertimbangkan kembali karena kemungkinan masih digunakan oleh penciptanya.
Untuk penil;aian arsip usul serah dari 172 berkas yang dinilai, semua berkas dinyatakan permanen.
Sebagai tindak lanjut dari hasil penilaian arsip akan segera dibuatkan berita acara penilaian, daftar arsip musnah, daftar arsip statis yang akanj diserahkan dan surat pernyataan hasil penilaian arsip, yang selanjutnya akan dibuat Surat Keputusan Rektor tentang Penetapan Arsip Musnah Unit Layanan Pengadaan (ULP).